Kan ansatte bruke ChatGPT eller Copilot med personopplysninger?

Det korte svaret er: ikke uten at virksomheten først har vurdert formål, datatyper, avtale, innstillinger og faktisk bruk. Et generelt «ja» eller «nei» blir for enkelt. ChatGPT og Copilot finnes i ulike utgaver, med ulike avtaler og tekniske grenser. Det avgjørende er ikke produktnavnet alene, men hvilken tjeneste dere bruker, hva de ansatte legger inn, og hva leverandøren kan gjøre med informasjonen.

En ansatt som limer inn en kundeliste, en personalsak eller et møtereferat starter en behandling av opplysninger på virksomhetens vegne. Da må virksomheten kunne forklare hvorfor behandlingen er nødvendig, hvilket behandlingsgrunnlag som brukes, hvem som får tilgang, hvor opplysningene går og hvor lenge de beholdes.

Begynn med å skille mellom tre typer informasjon

Den praktiske vurderingen blir enklere når informasjonen deles i tre grupper:

1. Åpen informasjon. Publisert nettsidetekst, offentlige dokumenter og generelle spørsmål uten kunde-, ansatt- eller virksomhetshemmeligheter. Dette er normalt det enkleste bruksområdet.
2. Intern eller konfidensiell informasjon. Utkast, kontrakter, priser, kildekode, sikkerhetsinformasjon og interne beslutninger. Selv når materialet ikke inneholder personopplysninger, kan delingen bryte med taushetsplikt, avtaler eller virksomhetens egne sikkerhetskrav.
3. Personopplysninger. Navn, e-postadresser, vurderinger, lyd, bilder, kundehenvendelser og andre opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til en person. Datatilsynet understreker at definisjonen er videre enn mange tror.

Særlige kategorier av personopplysninger, opplysninger om barn, personalsaker, helseopplysninger og materiale under lovbestemt taushetsplikt bør ikke legges inn før det foreligger en dokumentert særskilt vurdering og en løsning som faktisk er godkjent for formålet.

Produktutgaven betyr mer enn logoen

«ChatGPT» og «Copilot» kan vise til forbrukertjenester, bedriftsavtaler, funksjoner inne i andre systemer eller spesialbygde integrasjoner. De kan ha forskjellige vilkår for lagring, trening, administratorstyring, logging og geografisk behandling.

Derfor er «vi bruker Copilot» ikke en tilstrekkelig systembeskrivelse. Virksomheten bør registrere:

• nøyaktig produkt og lisens;
• hvilke funksjoner som er aktivert;
• hvilke datakilder verktøyet kan hente fra;
• om samtaler eller filer brukes til modellforbedring;
• hvor lenge innhold og logger beholdes;
• hvilke underleverandører og behandlingssteder som inngår;
• hvilke administratorer som kan se eller styre bruken.

Leverandørens sikkerhetsbrosjyre kan være relevant, men den erstatter ikke kontroll av avtalen og den faktiske konfigurasjonen.

Syv spørsmål før dere åpner for personopplysninger

1. Hva er det presise formålet?

«Effektivisering» er for bredt. Beskriv en konkret oppgave, for eksempel å oppsummere kundehenvendelser, forbedre språk i et brev eller finne mønstre i supportsaker. Uten et avgrenset formål er det vanskelig å vurdere nødvendighet og dataminimering.

2. Må personopplysningene være med?

Test om oppgaven kan løses med anonymiserte, syntetiske eller redigerte data. Å fjerne navn er ikke alltid nok dersom kombinasjonen av stilling, hendelse og sted fortsatt peker på en bestemt person.

3. Har dere et gyldig behandlingsgrunnlag?

Bruken av et nytt KI-verktøy skaper ikke automatisk et nytt behandlingsgrunnlag. Kontroller at formålet passer med grunnlaget opplysningene opprinnelig ble samlet inn for, og vurder om registrerte må få ny informasjon.

4. Er leverandørrollen og avtalen klar?

Avklar om leverandøren er databehandler, selvstendig behandlingsansvarlig eller har flere roller. Dersom leverandøren behandler opplysningene på deres vegne, må databehandleravtalen og eventuelle underleverandører vurderes.

5. Vet dere hvor dataene går?

Kartlegg overføringer, lagring og fjernaksess. Et europeisk datasenter alene gir ikke hele svaret dersom andre selskaper kan få tilgang fra tredjeland.

6. Er risikoen høy nok til å kreve en DPIA?

Ny teknologi, omfattende behandling, systematisk vurdering eller sårbare personer kan utløse behov for en personvernkonsekvensvurdering. Vurderingen må gjelde det konkrete bruksområdet, ikke «KI» som en generell kategori.

7. Kan et menneske oppdage feil før de får konsekvenser?

Generativ KI kan levere overbevisende feil. Fastsett hvem som kontrollerer resultatet, hvilket kildegrunnlag som må brukes og hvilke beslutninger som aldri skal automatiseres.

En enkel trafikklysmodell for ansatte

En policy blir lettere å bruke når den gir eksempler:

Nivå	Eksempel	Normal beslutning
Grønt	Språkvask av offentlig nettsidetekst	Tillatt i godkjent verktøy
Gult	Oppsummering av interne møtenotater	Krever godkjent bedriftsløsning og dataminimering
Rødt	Personalsak, helseopplysninger eller sikkerhetsgradert informasjon	Ikke tillatt uten særskilt godkjenning og dokumentert løsning

Dette er et styringsprinsipp, ikke en universell fasit. Virksomhetens egne avtaler, lovkrav og risikonivå bestemmer de endelige grensene.

Det dere bør dokumentere

En forsvarlig beslutning trenger ikke starte som et stort prosjekt. For hvert godkjent bruksområde bør dere minst dokumentere:

• verktøy, eier og formål;
• tillatte og forbudte datatyper;
• behandlingsgrunnlag og leverandørrolle;
• sentrale innstillinger og tilgangskontroller;
• menneskelig kontroll;
• opplæring av brukere;
• dato for ny vurdering.

Legg dette i et enkelt KI-register og knytt det til virksomhetens KI-policy. Bruk deretter KI-sikkerhetssjekklisten før et nytt verktøy eller bruksområde godkjennes.

Kilder og videre lesning

• Datatilsynet om ChatGPT og GPT-baserte tjenester
• Datatilsynet: Hva er en personopplysning?
• KI Norge om ansvar for virksomheter som tar i bruk KI
• SPADEs AI Act-egenvurdering

Dette er generell veiledning. Den konkrete vurderingen avhenger av deres behandling, avtaler, sektor og tekniske oppsett.